Skip navigation
ПОЛОЖЕННЯ ПРО ІНСТИТУЦІЙНИЙ РЕПОЗИТАРІЙ СУМДУ
1. Загальні положення
1.1. Положення про Інституційний репозитарій Сумського державного університету (далі — Положення) визначає основні поняття, завдання, принципи його наповнення та функціонування і регламентує основні засади управління Інституційним репозитарієм СумДУ.
1.2. Інституційний репозитарій (далі — Репозитарій) — це електронний архів, що накопичує, систематизує, зберігає та забезпечує довготривалий відкритий доступ до творів шляхом їх архівування та самоархівування, є частиною загальної електронної колекції бібліотеки університету та складовою інтегрованої інформаційної системи СумДУ. Інституційний репозитарій з доменним ім’ям essuir.sumdu.edu.ua має скорочену назву eSSUIR, яка є абревіатурою повної назви англійською мовою: Electronic Sumy State University Institutional Repository.
1.3. Функціонування Репозитарію здійснюється відповідно до чинної міжнародної, загальнодержавної законодавчої та внутрішньоуніверситетської нормативної бази та цього Положення. До Положення у мотивованих випадках за наказом ректора або за рішенням Вченої ради можуть вноситися відповідні зміни.
2. Управління Репозитарієм
2.1. Адміністратором та основним виконавцем процесу функціонування Репозитарію є Бібліотечно-інформаційний центр (БІЦ). Безпосереднє управління Репозитарієм здійснює директор БІЦ.
2.2. Дорадчі функції у процесі функціонування Репозитарію здійснює Рада з питань інформатизації СумДУ, загальний контроль та в необхідних випадках координацію — голова ради, проректор за розподілом обов’язків.
2.3. Технічну та програмну підтримку забезпечують відповідні служби СумДУ.
2.4. Організацію взаємодії БІЦ з іншими підрозділами щодо питань організації архівування та самоархівування творів здійснюють:
  • проректор з наукової роботи — з науково-дослідною частиною (НДЧ), відділом докторантури та аспірантури, відділом з організації навчальної доаспірантської підготовки та роботи з талановитою студентською молоддю (ВРТМ), редакціями наукових журналів, центром науково-технічної і економічної інформації (ЦНТЕІ), іншими структурними підрозділами, які організовують та / або здійснюють наукову діяльність;
  • начальник організаційно-методичного управління — з видавництвом СумДУ та редакційно-видавничим відділом (РВВ) зокрема, з іншими структурними підрозділами, які організовують та / або здійснюють методичну діяльність;
  • проректор з науково-педагогічної роботи та гуманітарних питань — з відділом інформаційно-рекламної діяльності (ВІРД) та редакціями газет СумДУ;
  • начальник навчально-організаційного відділу з роботи в позабазових структурних підрозділах — з усіма позабазовими структурними підрозділами;
  • інші посадові особи у відповідності до функціональних обов’язків та наданих повноважень.
3. Принципи наповнення та функціонування Репозитарію
3.1. Репозитарій наповнюється науковими, науково-методичними, навчальними та інформаційно-рекламними творами, при створенні яких використовувалися ресурси СумДУ (кадрові, матеріально-технічні, фінансові, нормативно-дозвільні, іміджеві тощо).

Зокрема в обов’язковому порядку розміщуються у Репозитарії твори, які рекомендовані до видання Вченою радою університету та / або видані при повному або частковому фінансуванні СумДУ у видавництві СумДУ або в інших видавництвах. При цьому автори заздалегідь повинні повідомляти видавців про політику відкритого доступу, яку підтримує університет, у тому числі і щодо розміщення творів у Репозитарії, враховувати вищезазначене при укладанні договорів із видавництвами.

Не розміщуються в Репозитарій твори тимчасового значення: методичні вказівки, інструкції до лабораторних робіт, конспекти і презентації лекцій, електронні навчальні засоби (тренажери, відео- та аудіо-лекції, тести), рекламні буклети, листівки тощо.

У разі існування договорів із видавцями, що унеможливлюють розміщення у Репозитарії повного твору, архівується препринт твору або його описова частина (бібліографія, анотація), а також (при відсутності заборони з боку видавця) перша сторінка твору з посиланням на ресурс зберігання матеріалу.
3.2. Хронологічні рамки щодо термінів зберігання творів у Репозитарії не встановлюються. За необхідності твір може вилучатися із Репозитарія його адміністратором.
3.3. Твори, які розміщуються у Репозитарії, поділяються на:
3.3.1. твори, що надаються для архівування до БІЦ відповідними структурними підрозділами університету (редакції наукових журналів, Видавництво СумДУ, НДЧ, ЦНТЕІ, ВРТМ, ВІРД та редакції газет СумДУ) у терміни, зазначені у Додатку 1, та архівуються в Репозитарії бібліотекарем-депозитором;
3.3.2. твори, що надаються для архівування до БІЦ авторами і при цьому:
  • самостійно архівуються авторами після надання ними згоди на розміщення твору на умовах авторського договору (Додаток 2);
  • архівуються бібліотекарем депозитором за відповідним дорученням автора, яке передбачає, у тому числі, його згоду з умовами авторського договору та передачу ним до БІЦ електронної копії твору.
3.4. Для забезпечення максимально повного представлення наукового, науково-методичного потенціалу університету у науково-освітянському просторі передбачається:
3.4.1. здійснювати згідно Додатку 1 контроль термінів розміщення творів усіх типів, зазначених у п. 3.3, наступним чином:
  • ЦНТЕІ та РВВ контролюють архівування депозиторами від підрозділів та самоархівування авторами творів на етапі аналізу щорічних звітів викладачів, у формі яких передбачається посилання на місце розміщення твору в Репозитарії;
  • відділ аспірантури та докторантури контролює самоархівування авторефератів і дисертацій авторами, які захистили дисертації у спеціалізованих вчених радах інших організацій;
3.4.2. при визначенні щорічного рейтингу структурних підрозділів СумДУ за відповідною методикою та вирішенні питань преміювання авторів, згідно з «Положенням про видавничу діяльність СумДУ, порядок опублікування матеріалів та надання видавничих послуг», враховувати факт розміщення твору у Репозитарії.
3.5. Процедура архівування в Репозитарії здійснюється шляхом поетапного заповнення полів, які містять основний набір даних про твір (метаданих): автор, назва, рік видання, анотація, джерело, видавництво, організація тощо, та файлу твору в одному з наступних форматів:

ДокументНазва форматуРозширення
ТекстAdobe PDFpdf, доступний до копіювання
ПрезентаціяMicrosoft Powerpointppt
ТаблиціMicrosoft Excelxls

Типи форматів можуть бути іншими за погодженням служб університету, що забезпечують технічну та програмну підтримку Репозитарію.
Глосарій
Твори — представлені в електронній формі препринти чи опубліковані результати творчої діяльності авторів.
Автори творів — співробітники університету, у тому числі сумісники, особи, що навчаються, інші особи, твори яких розміщуються у Репозитарії на умовах, зазначених у п. 3.1.
Відкритий доступ — вільний, постійний доступ для будь-якого користувача до творів, представлених у глобальній інформаційній мережі.
Депозитор — особа, яка має право розміщувати твори у Репозитарій відповідно до повноважень (автор, депозитор-бібліотекар, депозитор від редакції журналу тощо).
Архівування — розміщення творів у Репозитарій депозитором.
Самоархівування — самостійне розміщення у Репозитарій власного твору автором, який зареєстрований адміністратором Репозитарію.