University Administrative Employees’ Perceptions of Their Offices’ Physical Environment Comfort

Abstract

Співробітники адміністративних офісів проводять багато часу в обмеженому робочому місці, оскільки вони наполегливо працюють, щоб забезпечити важливу підтримку, необхідну для загальної продуктивності їхніх організацій. У результаті їхні організації, будь то приватні чи державні, мають надавати пріоритет їхньому комфорту. У цій статті було досліджено сприйняття адміністративними працівниками комфорту фізичного середовища їхніх офісів у державному університеті. Різні аспекти їхнього фізичного середовища, такі як меблі, шум, температура в офісі, освітлення та простір, досліджувалися як змінні, що впливають на їх продуктивність. Систематизація літературних джерел для вирішення проблеми організації комфортного фізичного середовища в приватних організаціях довела значну залежність продуктивності праці працівників від фізичного середовища, в якому вони виконують свої обов'язки. Однак існує дефіцит досліджень, які проводяться в громадських організаціях, особливо в секторі вищої освіти. Методологічним інструментом дослідження був метод кількісного аналізу, в якому за допомогою анкети було зібрано дані від 81 адміністративного персоналу державного університету з кількома кампусами в Південній Африці. Результати показали, що багато респондентів загалом сприймали комфортне фізичне середовище, необхідне для підвищення продуктивності. Однак вони не завжди відповідали їх уявленням про те, що відбувалося в їхніх офісах. Наприклад, 63% респондентів вважають зручні меблі критично важливими для виконання своїх обов'язків. Тим не менш, лише 55% респондентів погодилися, що їхні університетські меблі зручні, 24% не погодилися, а 21% зайняли нейтральну позицію. Розкол у сприйнятті вимагає від університету звернути увагу на слабкі місця та нерівність у забезпеченні ресурсами фізичного середовища. Майбутнє дослідження може вивчити, чиї офіси комфортніші за інші в університетському контексті. Крім того, перспективним напрямком майбутніх досліджень має стати узгодження уявлень співробітників про комфортність фізичного середовища в офісах з результатами спостережень. Це збагатить отримані результати.

Administrative office employees spend much time confined in their workspaces as they work hard to provide the critical support required for the overall performance of their organizations. As a result, their comfort should be given priority by their organizations, be it private or public. This article investigated the administrative employees’ perceptions of their offices’ physical environment comfort in a public university. Different aspects of their physical environment, such as furniture, noise, office temperature, lighting and space, were examined as variables influencing their performance. The systematization of literary sources for solving the problem of arranging a comfortable physical environment in private organizations proved a significant dependence of the productivity of employees on the physical environment in which they perform their duties. However, there is the scarcity of research conducted in a public organization, especially in the higher education sector. The methodological tool of the research was the method of quantitative analysis, in which a questionnaire was used to collect data from 81 administrative staff of a public university with several campuses in South Africa. The findings indicated that many respondents generally perceived a comfortable physical environment necessary to increase performance. These were, however, not always matched by their perceptions of what transpired at their offices. For instance, 63% of respondents viewed comfortable furniture as critical for the performance of their duties. Nevertheless, only 55% of respondents agreed that their university furniture was comfortable, with 24% disagreeing and 21% taking a neutral stance. The split in perceptions makes it imperative for the university to attend to areas of weakness and inequality in providing physical environment resources. A future study could examine whose offices are more comfortable than others in university contexts. In addition, a promising direction of future research should be the reconciliation of employees’ perception of the comfort of the physical environment in offices with the results of observations. This will enrich the obtained results.