Integrating QR Technology into Enterprise Systems: Accounting and Managerial Innovations in EDocument Flow

Abstract

Цифровізація економіки передбачає використання інноваційних інформаційних технологій кодування інформації, новітнім видом якого є генерування QR-кодів. Обґрунтовано переваги QR-кодування: здатність зберігати великі масиви різнорідних даних, зручність експлуатації, можливість швидкого декодування, корекції помилок, а також інтеграції з корпоративними інформаційними системами. Метою дослідження є удосконалення методики комплексного використання двовимірного штрих-кодування у формі QR-кодування для збору обліково-аналітичних даних та електронного документообігу при організації ділових взаємовідносин з контрагентами. Доведено перспективність оптимізації електронного документообігу на основі QR-кодування як обліково-аналітичної підтримки управління підприємством. Виокремлено два формати реалізації електронного документообігу з використанням QR-кодів: статичний (з посиланням на конкретний файл) та динамічний (із доступом до редагованої інформації через хмарні сервіси). Пріоритет віддається динамічному формату завдяки його гнучкості та інтеграційним можливостям в обліково-аналітичному супроводі управління підприємством. Уточнено методику організації електронного документування та документообігу, що включає: налаштування сайту для обміну документами, генерування змінного QR-коду з URL-адресою, отримання (формування) замовлення, формування електронного документа, підписання документа електронними засобами ідентифікації, вивантаження електронних даних у різних форматах, пересилання QR-коду, сканування QR-коду, перегляд та обробка електронної обліково-аналітичної інформації, інформаційна синхронізація з спеціалізованим програмним забезпеченням для автоматизації обліку та управління. Запропонована система сприяє зменшенню потреби в паперових документах, захисту конфіденційної інформації, забезпеченню безперервного доступу до облікових даних, легітимізації документів та розбудові електронного середовища ділової комунікації. Наведено існуючі обмеження QR-кодування: зростання адміністративних витрат, посилення кіберризиків, складність обґрунтування переваг для партнерів, що потребує подальших наукових досліджень і вдосконалення практичних положень щодо використання QR-кодів в обліковій та управлінській практиці.

The digitalization of the economy involves the use of innovative information technologies for data encoding, the newest of which is the QR codes. The advantages of QR coding have been substantiated: the ability to store large arrays of heterogeneous data, ease of use, the possibility of rapid decoding and error correction, as well as integration with corporate information systems. The purpose of the study is to improve the methodology for the comprehensive use of two-dimensional barcode encoding in the form of QR codes for collecting accounting and analytical data and organizing electronic document flow in business relations with counterparties. The feasibility of optimizing electronic document flow based on QR coding as accounting and analytical support for enterprise management has been demonstrated. Two formats for implementing electronic document flow using QR codes have been distinguished: static (linking to a specific file) and dynamic (access to editable information through cloud services). Priority is given to the dynamic format due to its flexibility and integration capabilities in the accounting and analytical support of enterprise management. The methodology for organizing electronic documentation and document flow has been refined, including: setting up a site for document exchange, generating a variable QR code with a URL address, receiving (forming) an order, creating an electronic document, signing the document with electronic identification tools, exporting electronic data in various formats, sending the QR code, scanning the QR code, viewing and processing electronic accounting and analytical information, and information synchronization with specialized software for automating accounting and management. The proposed system contributes to reducing the need for paper documents, protecting confidential information, ensuring continuous access to accounting data, legitimizing documents, and building an electronic business communication environment. At the same time, existing limitations have been indicated: increasing administrative costs, strengthening cyber risks, and the complexity of substantiating advantages for partners. These aspects require further scientific research and improvement of practical approaches to QR coding in accounting.